Tupoksi

TUPOKSI KANTOR PUSAT DATA, ELEKTRONIK, ARSIP DAN SANDI DAERAH KABUPATEN LAHAT

 

Tugas pokok yang dimiliki oleh Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat adalah melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang pengelolaan data elektronik, arsip dan sandi daerah.


Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, kantor PDEA dan sanda Kabupaten Lahat mempunyai fungsi:

  • Pengelolaan urusan kepegawaian, keuangan dan umum;
  • Perumusan kebijakan teknis di bidang pengelolaan daerah di bidang data elektronik, arsip dan sandi daerah;
  • Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah di bidang data elektronik, arsip dan sandi daerah;
  • Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang data elektronik, arsip dan sandi daerah;
  • Pelaksanaan tugas lainnya yang diberikan oleh Bupati, sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

TUPOKSI KEPALA KANTOR PDEA DAN SANDA KABUPATEN LAHAT

 

Kepala Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat mempunyai tugas:

  • Mengarahkan dan memberikan petunjuk kerja kepada bawahan supaya tugas-tugas Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat terlaksana dengan baik;
  • Merumuskan konsep sasaran suatu peraturan perundang-undangan beserta petunjuk kerja lainnya untuk pelaksanaan tugas Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat;
  • Mengkoordinasi tugas-tugas bagian tata usaha dan seksi-seksi lainnya dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari;
  • Mengkoordinasikan, mengsinkronisasikan, mengintrogasikan tugas dan kegiatan pada unit kerja lainnya, baik ekonomi maupun vertikal;
  • Mengkoordinasikan perencanaan kegiatan bidang pembinaan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan di lingkungan Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat;
  • merumuskan konsep sasaran tentang perencanaan, pengelolaan dan penelaahan atau perumusan kebijakan Bupati;
  • Menyelenggarakan operasional Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten lahat dalam rangka terlaksananya proses kegiatan kerja yang diprogramkan;
  • Membina bawahan supaya tugas-tugas Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat dapat terbagi habis dan terlaksana dengan baik;
  • mengevaluasi tugas bawahan, selanjutnya memberikan nilai kepada bawahan setiap akhir tahun, yang dicantumkan ke dalam DP3;
  • Melaporkan kegiatan Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat, baik secara bulanan, triwulan, tahunan maupun secara insidentil;
  • Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Bupati.

 

TUPOKSI BAGIAN TATA USAHA

 

Bagian Tata Usaha mempunyai tugas:

  • Merencanakan operasional kegiatan Sub Bagian Tata Usaha, baik secara bulanan, tahunan maupun insidentil;
  • Memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua unsur dan kerja di lingkungan dinas dan instansi;
  • Menyelia dan menghimpun peraturan perundang-undangan beserta petunjuk kerja lainnya, untuk pedoman pelaksanaan tugas Sub Bagian tata Usaha;
  • Memberi petunjuk dan membimbing bawahannya dalam pelaksanaan tugas-tugas kantor sehari-hari;
  • Mengatur jadwal pelaksanaan rapat di lingkungan Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat, baik secara bulanan, triwulan, semester mapupun tahunan, yang dituangkan dalam notulen rapat;
  • Menevaluasi tugas bawahan, selanjutnya memberikan nilai kepada bawahan setiap akhir tahun yang dicantumkan dalam penilaian pekerjaan (P2KP);
  • Melaporkan kegiatan bagian Tata Usaha, baik yang telah maupun belum dilaksanakan, selanjutnya memberikan usul/saran kepada atasan untuk kelancaran tugas;
  • Mengusulkan dana rutin yang bersangkutan dengan Sub Bagian Tata Usaha;
  • Menghimpun bahan laporan dari masing-masing seksi, yang selanjutnya menyusun laporan Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat;
  • Memberikan petunjuk dan pembinaan organisasi tata pengelolaan rumah tangga, perlengkapan, pengelolaan surat menyurat, administrasi kepagawaian, keuangan pada Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat;
  • melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh kepala Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat.

Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas:

  • Pelaksanaan tata persuratan / pengurusan surat pengetikan dan penggandaan pengelolaan arsip intern;
  • Menerima surat masuk dan membuat surat keluar;
  • Mengusulkan kekurangan inventaris kantor dan mengusulkan kekurangan tenaga PNS;
  • Melaksanakan kegiatan dana rutin yang bersangkutan dengan sub Bagian Tata Usaha.

 

TUPOKSI SEKSI PELAYANAN DAN DATA MASUKAN

 

Kasi Pelayanan dan Data Masukan mempunyai tugas:

  • Membuat laporan hasil dari pengumpulan verifikasi, perekaman data, dan pengendalian data elektronik berdasarkan kebijakan Bupati sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku;
  • Membagi tugas kepada bawahan / staf supaya tugas-tugas terbagi habis dan terlaksana dengan baik;
  • Menghimpun dan menegaskan peraturan perundang-undangan beserta petunjuk pelaksanaan (juklak) untuk pedoman pelaksanaan pelayanan dan data masukan;
  • Melaksanakan koordinasi kepada dinas, instansi yang terkait dengan kegiatan;
  • memberikan nilai kepada bawahan setiap akhir tahun dalam daftar penilaian pekerjaan (DP3);
  • Membuat konsep naskah dinas dan surat-surat biasa yang berhubungan dengan Seksi Pelayanan dan Data Masukan, yang selanjutnya siap diketik dan membubuhkan paraf pada hasil ketikan;
  • Membuat usulan dana insentif untuk teknisi operator internet dan komputer;
  • membuat usulan dana opersional internet dan biaya pemeliharaan internet komputer;
  • Membuat laporan secara bulanan maupun insidentil kepada Kepala Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat;
  • Melaksanakan tugas-tugas kedinasan yang diberikan oleh atasan.


Kasi Pelayanan dan Data Masukan mempunyai fungsi:

  • Menyusun dan menganalisa data yang masuk dan menyimpan sistem aplikasi data yang dibutuhkan;
  • Melaksanakan pengendalian data yang masuk dan keluar;
  • Melaksanakan pelayanan terhadap publik dalam pemberian informasi data;
  • Memelihara dan merawat perangkat keras dan perangkat lunak.

 

TUPOKSI SEKSI PENGELOLAAN ARSIP

 

Kasi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas:

  • Membuat laporan hasil dari melaksanakan penyimpanan, perawatan, penelaan, pengelolaan dan pengaturan arsip dalam lingkup kearsipan Pemerintah Kabupaten Lahat sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku;
  • Membagi tugas kepada bawahan /staf supaya tugas-tugas terbagi habis dan terlaksana dengan baik;
  • Menghimpun dan menyusun peraturan perundang-undangan beserta petunjuk pelaksana (juklak) untuk pedoman melaksanakan tugas pengelolaan arsip;
  • Melaksanakan koordinasi ke setiap dinas-dinas untuk melakukan pengambilan arsip yang dibutuhkan oleh kantor PDEA dan sanda Kabupaten Lahat
  • Membuat konsep naskah dinas dan surat-surat biasa yang berhubungan dengan Seksi Pengelolaan Arsip;
  • Memeriksa dan meneliti konsep naskah dinas dan surat biasa yang selanjutnya siap diketik dan membubuhkan paraf pada hasil ketikan;
  • Memberikan penilaian kepada bawahan / staf setiap akhir tahun, yang dicantumkan dalam Daftar Penilaian Pekerjaan (DP3);
  • Melaksanakan penilaian, akuisisi, melestarikan, mengelola, menyimpan, merawat, pelayanan informasi arsip aktif dan inaktif, dan penerbitan naskah sumber arsip;
  • mengajukan usulan dan ekstra poding untuk kesejahteraan pegawai;
  • membuat laporan secara bulanan maupun insidentil kepada Kepala Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat;
  • melaksanakan tugas-tugas kedinasan yang diberikan oleh atasan

 

Kasi Pengelolaan arsip mempunyai fungsi:

  • Perumusan kebijakan teknis di bidang arsip daerah;
  • Pengolahan dan pengelolaan arsip inaktif;
  • Pelaksanaan akuisisi, pengolahan, pelestarian arsip statis;
  • Pembinaan tenaga arsip statis;
  • Pemeliharaan /perawatan arsip inaktif di ruang penyimpanan;
  • Pengolahan arsip statis dan pengolahan informasi untuk dapat didayagunakan bagi kepentingan pemerintah dan masyarakat;
  • Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan dan penyuluhan kearsipan;
  • Pelayanan jasa teknis kearsipan bagi instansi yang membutuhkan perencanaan dan penyusunan program pengembangan dan pembinaan sumber daya manusia kearsipan.

 

TUPOKSI SEKSI INFORMASI, KOMUNIKASI DAN SANDI DAERAH

 

Kasi Informasi, Komunikasi dan Sandi Daerah mempunyai tugas:

  • Mengarahkan dan memberikan petunjuk kerja kepada bawahan/ staf supaya tugas-tugas Seksi Informasi dan komunikasi dan Sandi Daerah terlaksana;
  • Merencanakan operasional kegiatan seksi informasi, komunikasi dan sandi daerah;
  • Melaksanakan kegiatan menerima berita keluar dan masuk disampaikan kepada alamat yang tertera di formulir berita dalam lingkup Pemerintah Kabupaten Lahat;
  • Menghimpun dan menyusun Peraturan Perundang-Undangan beserta petunjuk (juklak) untuk pedoman melaksanakan tugas Seksi Informasi Komunikasi dan Sandi Daerah;
  • Membuat laporan secara bulanan maupun insidentil kepada Kepala Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat;
  • Mengajukan dana perbaikan peralatan SSB;
  • Mengajukan dana lembur dan dana operator SSB;
  • Memelihara dan merawat peralatan yang ada pada Seksi Informasi Komunikasi dan Sandi Daerah;
  • Memberikan pelayanan pengamanan berita;
  • Mengevaluasi tugas bawahan selanjutnya memberikan nilai kepada bawahan/ staf setiap akhir tahun yang dicantumkan dalam daftar penilaian pekerjaan (DP3);
  • Membuat laporan secara bulanan maupun insidentil kepada Kepala Kantor PDEA dan Sanda Kabupaten Lahat;
  • Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Kepala Daerah.

 

Kasi Informasi Komunikasi dan Sandi Daerah mempunyai fungsi :

  • Menerima berita masuk disampaikan kepada alamat yang dituju;
  • Menerima berita keluar disampaikan kepada alamat yang tertera di formulir berita;
  • Memelihara dan merawat peralatan yang ada pada Sub Bagian Informasi Komunikasi dan Sandi Daerah;
  • Pengamanan berita.